Time to fill: o que é, como calcular e por que virou a pergunta nº1 da diretoria

Toda reunião de resultados tem um momento parecido: o stakeholder pergunta quanto tempo leva para fechar cada vaga e o time de Talent Acquisition (TA) responde com uma estimativa, não com dados reais e atualizados. É nesse momento que o time to fill deixa de ser uma linha da planilha e vira ativo estratégico, já que é um dos principais KPIs usados para relatar, refletir e decidir com clareza.

Neste artigo, você descobre o que é o time to fill, como calculá-lo corretamente e como manter o número sempre atualizado para garantir que as decisões do time sejam sempre orientadas por dados.

O que é time to fill

Time to fill é o número de dias corridos entre a abertura oficial de uma vaga, o momento em que ela é aprovada e publicada, e o dia em que o candidato aceita a oferta.

Time to fill = Data de aceite da oferta − Data de abertura da vaga

Diferente do time to hire, que mede a jornada individual do candidato a partir do primeiro contato dele com o processo, o time to fill mede a vaga como unidade de análise. Responde a uma pergunta que o RH tradicional sempre teve dificuldade de responder rápido: quanto tempo o negócio fica sem aquela posição preenchida?

Essa distinção entre time to fill e time to hire parece sutil, mas é ela que evita comparações erradas entre times e entre relatórios. Um recrutador pode ter um time to hire excelente por candidato e, ainda assim, a empresa ter esse indicador ruim. Isso acontece porque a vaga ficou parada por semanas antes do primeiro candidato ser abordado, esperando aprovação orçamentária ou definição de escopo com o gestor da área.

Como calcular o time to fill sem influenciar o número

A fórmula é fácil de escrever, mas o resultado é facilmente influenciado. Os erros mais comuns acontecem em três pontos:

1. Data de início. Muitas equipes começam a contar a partir da publicação da vaga no site de carreiras, não da aprovação. Isso mascara os dias que a vaga passou represada entre o pedido do gestor e a liberação formal, que costumam ser justamente os dias mais difíceis de justificar.
2. Vagas reabertas. Quando um candidato aprovado desiste antes de começar e a vaga volta ao mercado, a contagem deveria reiniciar do zero para refletir o esforço real, mas boa parte das planilhas mantém a data original e distorce a média para baixo.
3. Média simples versus mediana. Uma vaga executiva que levou 180 dias pode puxar a média geral do time para um número que não representa nenhuma vaga individual. Reportar a mediana ao lado da média evita esse tipo de leitura enganosa em apresentações para a diretoria.

O tempo típico varia muito por tipo de vaga: operacionais costumam fechar em ciclos mais curtos, por terem mercado mais líquido, enquanto posições de gestão e de especialistas levam mais tempo. Uma tabela com dados reais ajuda a colocar o número da empresa em contexto antes de apresentá-lo:

A pesquisa de benchmarking de recrutamento da SHRM, uma das entidades de referência em pesquisa de RH nos Estados Unidos, aponta mediana de 39 dias corridos para vagas não executivas e 45 dias para executivas, com organizações de práticas mais maduras em recrutamento preenchendo posições cerca de cinco dias mais rápido que a média do setor. O número brasileiro varia bastante por segmento e não há uma fonte única e consolidada equivalente para o país, então o mais responsável é usar a mediana do próprio histórico da empresa como linha de base e comparar apenas com o próprio desempenho ao longo do tempo, complementando com benchmarks internacionais como referência de direção, não de meta absoluta.

Time to fill e tempo médio de contratação são a mesma coisa?

Não exatamente, e a diferença importa na hora de montar um relatório. O tempo médio de contratação costuma ser usado de forma mais ampla, somando o tempo de fechamento de cada vaga e dividindo pelo período da análise, sem considerar o nível de senioridade das posições. O time to fill, quando bem aplicado, é sempre calculado vaga a vaga e depois agregado. Isso preserva a possibilidade de segmentar por cargo, unidade de negócio ou gestor solicitante. Essa segmentação é o que transforma um número solto em um diagnóstico: se esse tempo geral de contratação da empresa está alto, é o indicador segmentado que mostra se o problema está nas vagas de tecnologia, em uma diretoria específica ou na etapa de aprovação interna.

Por que essa pergunta virou prioridade da diretoria?

A pressão não é sobre o RH parecer mais ágil por vaidade. No recrutamento corporativo, cada vaga aberta tem um custo agregado que aumenta ao passar dos dias: horas extras da equipe atual cobrindo a lacuna, receita que não entra porque o time comercial está incompleto, projeto de produto atrasado porque a vaga de engenharia não fechou. Quando a diretoria pergunta o time to fill, ela está, na prática, perguntando quanto risco operacional a empresa está carregando agora. Um coordenador de Talent Acquisition que responde com um número seguro e comparável não só ao histórico, mas à média de mercado, muda o tom da conversa: o RH sai da posição de executor e assume o papel de diferencial competitivo.

É aqui que a maior parte do problema deixa de ser sobre recrutar melhor e passa a ser sobre decidir mais rápido. Para isso, é fundamental ter controle e visibilidade total das métricas de cada processo seletivo em tempo real. Confira, no vídeo a seguir, como o InHire pode ajudar a transformar o seu time em uma equipe orientada por dados:

Como reduzir o tempo de contratação sem sacrificar a qualidade da vaga

Reduzir o tempo de contratação de forma responsável passa por atacar as esperas, não as etapas de avaliação do candidato. Alguns pontos concentram a maior parte do ganho possível:

• Aprovação de vaga. Fluxos de aprovação que dependem de e-mail e assinatura manual costumam ser o trecho mais lento e mais invisível do funil, exatamente por isso raramente aparecem em relatórios de recrutamento.
• Triagem inicial. Quando a triagem depende de leitura manual de dezenas de currículos, ela consome uma fatia desproporcional da semana do recrutador, que é tempo tirado da parte do trabalho que exige julgamento humano: conversar com candidato, alinhar com o gestor, negociar proposta.
• Feedback do gestor solicitante. Vaga parada esperando o gestor decidir sobre um candidato é, na prática, tempo do indicador que o RH carrega, mesmo sem ter causado o atraso.
• Consolidação de dados. Quando cada etapa do funil vive em uma ferramenta ou planilha diferente, simplesmente calcular o time to fill de forma confiável já consome tempo que poderia ir para reduzir o próprio indicador.

Essa frustração é familiar a qualquer profissional de Recrutamento e Seleção: a parte mais determinante do trabalho, que é atuar diretamente com pessoas e ocupar funções estratégicas, é tomada por uma carga operacional que consome as horas determinantes da rotina do recrutador.

Um ATS bem configurado ataca justamente esse ponto. Ele automatiza o operacional, melhora a experiência do candidato e entrega, para quem pergunta o número, uma resposta precisa, atualizada e direto da plataforma. Em clientes que usam o InHire, a automação do operacional reduz em média 42% as horas semanais gastas em tarefas manuais e corta 53% o tempo de triagem, segundo levantamentos da empresa junto à sua carteira de clientes.

O que colocar no relatório para a diretoria

Um líder que precisa analisar o time to fill para uma reunião de resultados não quer só o número, mas o número com contexto suficiente para sustentar uma decisão. Um bloco de relatório funcional costuma trazer:

1. Time to fill médio e mediano do período, segmentado por área e por senioridade da vaga.
2. Comparação com o período anterior, para mostrar tendência, não só foto.
3. Onde está o gargalo dentro do funil (aprovação, triagem, decisão do gestor, negociação de proposta), não apenas o número final.
4. O impacto de negócio da demora: vagas críticas em aberto, risco de perda de receita ou de atraso de entrega associado a elas.
5. O que está sendo feito para reduzir o indicador, com um plano de ação, não uma promessa genérica.

Ter esses cinco pontos prontos, atualizados e sem depender de compilar planilhas na véspera da reunião é, na prática, a diferença entre a área de TA ser vista como reativa ou como estratégica.

Aprendizados para a sua operação

O time to fill de uma vaga não é fixo, muda conforme o mercado de talentos daquela função aperta ou afrouxa, conforme a maturidade do processo de aprovação interna e conforme a complexidade do perfil buscado. Por isso, comparar o próprio histórico ao longo do tempo tende a ser mais útil do que perseguir um número de mercado genérico como meta absoluta. Ter controle sobre o próprio funil e conseguir explicar, com dados, qualquer variação nele importa mais do que vencer uma média externa.